REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Yksityisyytesi on meille tärkeää! Tässä selosteessa kuvaamme, kuinka Mediakasvatusseurassa käsittelemme toiminnan yhteydessä kerättyjä henkilötietoja. Selostetta päivitetty 14.9.2023.

MIKÄ REKISTERISELOSTE?

Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.

Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle, mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, missä tarkoituksissa niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan, miten ne arkistoidaan ja hävitetään. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu.

Rekisterinpitäjä: Mediakasvatusseura ry
Yhteystiedot: Pohjoisranta 6, 00170 Helsinki, puh 050 594 2275
Yhteyshenkilö: Christa Prusskij (toiminnanjohtaja, Mediakasvatusseura ry.)
Rekisterin nimi: Mediakasvatusseura ry:n toimintaan osallistuvilta kerätyt henkilötiedot

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Eli mitä tietoja toimintaan osallistuvilta kerätään:

Koulutuksiin ja seminaareihin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään tarvittaessa seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, organisaatio, nimike ja maakunta.

Kyselyiden ja palautteiden keräämisen yhteydessä ei kysytä henkilötietoja, ellei vastaamalla ole mahdollista osallistua arvontaan. Myös näissä tapauksissa arvontaan osallistuminen ja tietojen antaminen on vapaaehtoista.

Kasvokkain kokoontuviin ryhmiin, kuten kokouksiin, työryhmiin ja verkostoitumistilaisuuksiin kerätään ilmoittautumisen yhteydessä tarvittaessa seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, nimike ja maakunta sekä ruokavalio ja muita osallistumisen mahdollisuuteen liittyviä tietoja (esim. apuvälineiden tarve).

Sosiaalisessa mediassa toimiviin suljettuihin ryhmiin liittyviltä Mediakasvatusseura ei kerää tietoja. Tiedot voivat kuitenkin olla näkyvissä muille sovelluksen käyttäjille (esim. Facebookissa).

Uutiskirjeen tilauksen yhteydessä kerätään nimi ja sähköpostiosoite.

Materiaalien ja julkaisujen tilauksen yhteydessä kerätään yhteystiedot ja laskutustiedot.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Koulutuksiin, seminaareihin ja kasvokkain kokoontuviin ryhmiin osallistuvien henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin: toiminnan tilastointi, tiedotus, koulutusmateriaalin jakaminen, laskutus, palautteen kerääminen ja yhteydenpito Mediakasvatusseuran toiminnan vaikutusten arviointia varten.

Kyselyihin vastanneiden ja palautetta antaneiden henkilötietoja kysytään, mikäli he voivat vastaamalla osallistua arvontaan. Myös näissä tapauksissa on mahdollista vastata ilman yhteystietojen jättämistä.

Verkossa toimiviin suljettuihin ryhmiin osallistuvien henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon ryhmän aikana.

Uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käytetään uutiskirjeen lähettämiseen.

Materiaalien ja julkaisujen tilaamisen yhteydessä kerättyjä tietoja käytetään tuotteiden toimittamiseen ja laskutukseen sekä yhteydenpitoon Mediakasvatusseuran toiminnan vaikutusten arviointia varten.

REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.

TIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tiedot tallentuvat palveluntarjoajan (Creamailer, Google Drive, Teachable) palvelimille.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineistoa voi olla väliaikaisesti manuaalisessa muodossa Mediakasvatusseuran työntekijän työhuoneessa.

Sähköinen henkilörekisteri koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvista sekä uutiskirjeen tilaajista sijaitsee käyttäjätunnuksin suojatussa palveluntarjoajan tietokannassa.

TIETOJEN ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja säilytetään yhteistyökumppani- ja sidosryhmäsuhteen kehittämiseksi ja hoitamiseksi. Tietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan säännöllisin väliajoin.

Osallistujien tiedot säilytetään myös tulevista tapahtumista tiedottamista varten, jos henkilö on erikseen antanut siihen luvan. Henkilö voi peruuttaa tiedotuksen kutsujen yhteydessä olevasta linkistä, jonka jälkeen tiedot poistetaan palveluntarjoajan tietokannasta.

Uutiskirjeiden sähköisessä rekisterissä tiedot säilyvät niin kauan kuin henkilö peruuttaa uutiskirjeen tilauksen, jonka jälkeen tiedot poistetaan palveluntarjoajan tietokannasta.

Kyselyihin osallistuneiden henkilötiedot hävitetään, kun kyselyn tulokset on analysoitu ja raportoitu. Tämän jälkeen raakadatasta hävitetään henkilötiedot ja data arkistoidaan.

Arvontoihin osallistuneiden tiedot hävitetään, kun arvonta on suoritettu.

Materiaalien tilaajien yhteystietoja säilytetään Mediakasvatusseuran toiminnan vaikutusten arviointia edellyttämää yhteydenpitoa varten. Tiedot arkistoidaan tämän tai tilauksen toimittamisen jälkeen sähköiseen asiakasrekisteriin.

REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS JA TIEDON KORJAAMINEN

Toimintaan osallistuneella on oikeus tarkistaa häntä koskevat tiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ja tiedon korjaamiseksi tulee ottaa yhteyttä rekisteristä vastaavaan henkilöön (ks. tiedot yllä) tai sähköpostitse osoitteeseen mediakasvatus@mediakasvatus.fi. Mediakasvatusseuralla on kuitenkin velvollisuus tunnistaa tietojen pyytäjä, jottei muiden rekisteröityjen oikeutta loukata. Mediakasvatusseura pyytää tarvittaessa lisätietoja, jotta rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan varmistaa. Mediakasvatusseura toimittaa rekisteröidyn pyytämät tiedot joko sähköisessä tai muussa muodossa.