REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE (Digivoimaa-hanke)
Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.
Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle, mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, missä tarkoituksissa niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan, miten ne arkistoidaan ja hävitetään. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu.
Rekisterinpitäjä: Mediakasvatusseura ry
Yhteystiedot: Pohjoisranta 6, 00170 Helsinki, puh 050 5511 088
Yhteyshenkilö: Laura Sillanpää (projektipäällikkö, Mediakasvatusseura ry.)
Rekisterin nimi: Mediakasvatusseura ry:n Digivoimaa-hankkeen toimenpiteisiin osallistuvat
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Hankkeeseen osallistuvilta kerätään seuraavanlaisia tietoja:
- Koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, työskentelypaikkakunta, taustaorganisaatio, tehtävänimike, postiosoite sekä koulutuksen järjestämisen ja sisältöjen kannalta tarpeellisia tietoja työkokemuksesta, lähtötasosta ja mediakasvatusosaamisesta.
- Koulutuksiin osallistuvilta kerätään arviointitietoa oman ammatillisen osaamisen tasosta ja kehittymisestä sekä koulutusten sisältöjen ja toimintatapojen kiinnostavuudesta, tarkoituksenmukaisuudesta ja toimivuudesta.
- Kasvokkain kokoontuviin ryhmiin kuten kokouksiin, työryhmiin, seminaareihin ja verkostoitumistilaisuuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään tarvittaessa seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite ja organisaatio sekä tieto mahdollisesti tarvittavista erityisjärjestelyistä.
- Koulutusten tiedotuslistalle liityttäessä kerätään nimi ja sähköpostiosoite.
- Hankkeen toimenpiteisiin osallistuvilta kerätään henkilötietoja EU-lainsäädännön mukaisesti osallistujakohtaisilla seurantatietolomakkeilla (ks. tarkemmin).
- Sosiaalisessa mediassa sekä viestintä- ja työskentelyalustoissa toimiviin suljettuihin ryhmiin liittyviltä Mediakasvatusseura ei kerää tietoja. Tiedot voivat kuitenkin olla näkyvissä muille sovelluksen käyttäjille.
REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
- Koulutuksiin ilmoittautuneiden henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin: tiedotus, koulutusmateriaalin jakaminen, koulutusten järjestäminen, palautteen kerääminen sekä hankkeen tilastolliset ja hallinnolliset tarpeet.
- Koulutuksiin osallistuvilta kerättyä arviointitietoa hyödynnetään koulutusten sekä Mediakasvatusseuran toiminnan vaikuttavuuden arviointiin ja kehittämiseen. Anonymisoinnin jälkeen dataa voidaan hyödyntää yksittäisten opinnäytetöiden tekoon Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) tutkimuseettisten periaatteiden mukaisesti.
- Koulutusten tiedotuslistalle liityttäessä kerättyjä henkilötietoja käytetään tiedottamiseen.
- Hankkeen toimenpiteisiin osallistuvilta osallistujakohtaisilla seurantalomakkeilla kerättyjen tietojen perusteella valvotaan hankkeiden tavoitteiden toteutumista sekä toimenpiteiden kohdentumista hankkeen varsinaisiin kohderyhmiin.
- Verkossa toimiviin suljettuihin ryhmiin osallistuvien henkilötietoja käytetään koulutuksen ja hankkeen aikaiseen yhteydenpitoon.
REKISTERIN TIETOLÄHTEET
Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.
TIETOJEN LUOVUTTAMINEN
- Sähköisesti kerätyt tiedot tallentuvat palveluntarjoajan (Creamailer, Google) palvelimille.
- Hankkeen toteuttamisen näkökulmasta perustelluista syistä tietoja sen toimenpiteisiin osallistuvista luovutetaan hankkeen yhteistyötahoille (Ammattiopisto Spesia, Etelä-Savon Liikunta ry sekä Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Xamk).
- Anonymisoitua hankkeen osallistumiseen ja arviointiin liittyvää dataa voidaan luovuttaa yksittäisten opinnäytetöiden tekijöille. Tällaisissa tilanteissa noudatetaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) tutkimuseettisiä periaatteita.
- Paperisilla osallistujakohtaisilla seurantatietolomakkeilla kerätyt henkilötiedot hankkeen toimenpiteisiin osallistuvilta luovutetaan ainoastaan hankkeen hallinnoijalle (Xamk) Työ- ja elinkeinoministeriön ESR-hankkeiden ohjeistuksen mukaisesti.
- Muuten tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
- Sähköisesti kerätyt henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineistoa voi olla väliaikaisesti manuaalisessa muodossa Mediakasvatusseuran työntekijän työhuoneessa.
- Sähköinen henkilörekisteri koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvista sekä uutiskirjeen tilaajista sijaitsee käyttäjätunnuksin suojatussa palveluntarjoajan tietokannassa.
- Henkilötietoja sisältävät osallistujakohtaiset seurantatietolomakkeet säilytetään erillisessä lukitussa tilassa niiden hankkeen hallinnoijalle (Xamk) luovuttamiseen saakka. Tämän jälkeen henkilötietojen säilyttämisestä ja suojauksesta vastaa hankkeen hallinnoija, joka toimii henkilötiedoista muodostuneen ESR Henkilö -rekisterin ylläpitäjänä.
TIETOJEN ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
- Koulutukseen ilmoittautuneiden henkilötiedot säilytetään hankkeen päättymisen jälkeen tulevista tapahtumista tiedottamista varten, jos henkilö on erikseen antanut siihen luvan. Henkilö voi peruuttaa tiedotuksen kutsujen yhteydessä olevasta linkistä, jonka jälkeen tiedot poistetaan palveluntarjoajan tietokannasta.
- Arviointikyselyiden anonymisoitu data säilytetään sähköisessä muodossa hyvien tutkimuseettisten periaatteiden mukaisesti.
- Koulutusten tiedotuslistan sähköisessä rekisterissä tiedot säilyvät niin kauan kuin henkilö peruuttaa tilauksen, jonka jälkeen tiedot poistetaan palveluntarjoajan tietokannasta.
- Hankkeen toimenpiteisiin osallistuneilta kerätyt osallistujakohtaiset seurantatietolomakkeet luovutetaan hankkeen hallinnoijalle (Xamk), joka rekisterin ylläpitäjänä vastaa niiden arkistoinnista ja hävittämisestä TEM:n ESR Henkilö -tietosuojaselosteen mukaisesti.
- Verkossa toimivien ryhmien käyttäjistä kerätty henkilötieto säilyy sähköisesti palveluntarjoajan tietokannassa.
REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS JA TIEDON KORJAAMINEN
Toimintaan osallistuneella on oikeus tarkistaa häntä koskevat tiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ja tiedon korjaamiseksi tulee ottaa yhteyttä rekisteristä vastaavaan henkilöön (ks. tiedot yllä) tai sähköpostitse osoitteeseen mediakasvatus(a)mediakasvatus.fi. Mediakasvatusseuralla on kuitenkin velvollisuus tunnistaa tietojen pyytäjä, jottei muiden rekisteröityjen oikeutta loukata. Mediakasvatusseura pyytää tarvittaessa lisätietoja, jotta rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan varmistaa. Mediakasvatusseura toimittaa rekisteröidyn pyytämät tiedot joko sähköisessä tai muussa muodossa.