Register- och dataskyddsbeskrivning
Din integritet är viktig för oss! I denna policy beskriver vi hur vi inom Sällskapet för mediefostran hanterar personuppgifter som samlas in i samband med vår verksamhet. Policyn uppdaterades 14.9.2023.
VAD ÄR EN REGISTERPOLICY?
Register- och dataskyddspolicy är ett dokument som beskriver den personuppgiftsansvariges behandling av personuppgifter. Personuppgifter är alla slags uppgifter som beskriver en fysisk person eller dennes egenskaper eller levnadsförhållanden och som kan identifieras som hänförliga till denne eller dennes familj.
Syftet med policyn är att informera den som tar del av den om vilka uppgifter som samlats in i det aktuella registret, för vilka ändamål de används, till vem uppgifterna lämnas ut, hur de arkiveras och förstörs. Policyn beskriver också hur de personuppgifter som finns i registret skyddas.
Personuppgiftsansvarig: Sällskapet för mediefostran rf Kontaktuppgifter: Norra kajen 6, 00170 Helsingfors, tel. 050 594 2275 Kontaktperson: Christa Prusskij (verksamhetsledare, Sällskapet för mediefostran rf) Registernamn: Personuppgifter insamlade från deltagare i Sällskapet för mediefostran verksamhet
REGISTERINNEHÅLL
Vilka uppgifter samlas in från deltagarna i verksamheten:
Vid anmälan till utbildningar och seminarier samlas följande personuppgifter in vid behov: namn, e-postadress, telefonnummer, postadress, organisation, titel och landskap.
Vid insamling av enkäter och feedback frågas inga personuppgifter, om det inte är möjligt att delta i en utlottning genom att svara. Även i dessa fall är deltagandet i utlottningen och lämnandet av uppgifter frivilligt.
Vid anmälan till fysiska möten, såsom möten, arbetsgrupper och nätverkstillfällen samlas följande personuppgifter in vid behov: namn, e-postadress, organisation, titel och landskap samt kostpreferenser och andra uppgifter relaterade till deltagandet (t.ex. behov av hjälpmedel).
Sällskapet för mediefostran samlar inte in uppgifter från deltagare i slutna grupper på sociala medier. Uppgifter kan dock vara synliga för andra användare av applikationen (t.ex. på Facebook).
Vid prenumeration på nyhetsbrev samlas namn och e-postadress in.
Vid beställning av material och publikationer samlas kontaktuppgifter och faktureringsuppgifter in.
REGISTERANVÄNDNING
Personuppgifter från deltagare i utbildningar, seminarier och fysiska möten används för följande ändamål: statistikföring av verksamheten, information, distribution av utbildningsmaterial, fakturering, insamling av feedback och kommunikation för utvärdering av Sällskapet för mediefostran verksamhet.
Personuppgifter från de som svarat på enkäter och lämnat feedback efterfrågas endast om de kan delta i en utlottning genom att svara. Även i dessa fall är det möjligt att svara utan att lämna kontaktuppgifter.
Personuppgifter från deltagare i slutna online-grupper används för kommunikation under gruppens gång.
Personuppgifter insamlade vid prenumeration på nyhetsbrev används för att skicka nyhetsbrevet.
Personuppgifter insamlade vid beställning av material och publikationer används för att leverera produkterna och fakturera samt för att kommunicera för utvärdering av Sällskapet för mediefostran verksamhet.
REGISTERKÄLLOR
Uppgifterna till registret fås från de deltagande personerna själva.
UPPGIFTSÖVERLÅTELSE
Personuppgiftsansvarig lämnar inte ut uppgifter till tredje part, utom när finska myndigheter så kräver. Uppgifterna lagras på tjänsteleverantörens (Creamailer, Google Drive, Teachable) servrar.
REGISTERNSKYDDSPRINCIPER
Personuppgifter hålls konfidentiella och lagras huvudsakligen i elektronisk form. Material kan tillfälligt finnas i manuell form på Sällskapet för mediefostran anställdas kontor.
Det elektroniska personregistret över deltagare i utbildningar och evenemang samt prenumeranter på nyhetsbrev finns i tjänsteleverantörens databas skyddad med användarnamn.
ARKIVERING OCH RADERING AV UPPGIFTER
Personuppgifter lagras så länge det är nödvändigt för att möjliggöra den registrerades anmälan och relaterade evenemang. Dessutom lagras personuppgifter för att utveckla och underhålla samarbetspartners och intressenters relationer. Behovet av att lagra uppgifterna utvärderas regelbundet.
Deltagarnas uppgifter lagras också för information om kommande evenemang om personen specifikt har gett sitt medgivande till det. Personen kan avbryta informationen via en länk i inbjudningarna, varefter uppgifterna tas bort från tjänsteleverantörens databas.
I det elektroniska registret över nyhetsbrev lagras uppgifterna tills personen avbryter prenumerationen, varefter uppgifterna tas bort från tjänsteleverantörens databas.
Personuppgifter från deltagare i enkäter raderas när enkätens resultat har analyserats och rapporterats. Därefter raderas personuppgifter från rådata och data arkiveras.
Uppgifter från deltagare i utlottningar raderas när utlottningen är genomförd.
Kontaktuppgifter från materialbeställare lagras för den kommunikation som krävs för att utvärdera Sällskapet för mediefostran verksamhet. Uppgifterna arkiveras efter detta eller efter att beställningen levererats i det elektroniska kundregistret.
REGISTRERADS INSYN OCH RÄTTELSE AV UPPGIFTER
Den som deltagit i verksamheten har rätt att granska sina uppgifter och vid begäran få kopior av dem. Information kontrol är kostnadsfri en gång per år.
Personuppgiftsansvarig ska utan onödigt dröjsmål på eget initiativ eller på begäran av den registrerade rätta, radera eller komplettera sådana personuppgifter i registret som är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade med hänsyn till behandlingsändamålet.
För att utöva insynsrätten och rättelse av uppgifter ska man kontakta den registeransvariga personen (se uppgifter ovan) eller via e-post till mediakasvatus@mediakasvatus.fi. Sällskapet för mediefostran har dock skyldighet att identifiera den som begär uppgifterna för att inte kränka andra registrerades rättigheter. Sällskapet för mediefostran kan begära ytterligare uppgifter för att säkerställa den registrerades identitet. Sällskapet för mediefostran tillhandahåller de begärda uppgifterna antingen elektroniskt eller på annat sätt.
